Wie Sie den Aufwand für die AZAV deutlich reduzieren

Die Zertifizierung nach AZAV ist seit Jahren ein wichtiges und immer aktuelles Thema für den Markt der Managementsysteme. Die Möglichkeit, Arbeitslose durch Maßnahmen wieder an den Arbeitsmarkt heranzuführen ist nach wie vor eine lukrative Chance für Bildungsanbieter. Die Realität in der Umsetzung sieht allerdings anders aus. Viel Bürokratie, erschwerte Zugänge zu jeder Art von Bezuschussung seitens der Bundesagentur für Arbeit, ein hoher Dokumentationsaufwand, heterogene Gruppen in den Maßnahmen sowie schwierige Rekrutierung von Teilnehmern reduzieren hier die Erfolgsaussichten.

Insbesondere die „gefühlt sehr hohen Dokumentationsanforderungen“ können die Freude an der Umsetzung schnell reduzieren. Dabei sollte gerade hierbei dringend die Frage gestellt werden, welche Dokumentationsanforderungen tatsächlich bestehen. Die Praxis zeigt deutlich, dass es einen großen Unterschied gibt zwischen der geforderten Dokumentation auf Seiten der AZAV und der, die im Audit geprüft wird. Viele Zertifizierungsgesellschaften haben in den letzten Jahren ihre Audits daher auch stark angepasst und versuchen „praxisnaher“ zu auditieren. Allerdings haben das genauso viele auch noch nicht getan. Der Schlüssel hierzu liegt darin, dass sich die Unternehmen besser bewusst werden, welche Anforderungen sie tatsächlich erfüllen müssen und welche nur „herbeigedacht“ sind. So sind die obligatorische Fehlersammelliste und die scheinbar sinnfreie Lieferantenbewertung nur zwei der endlosen Ausprägungen falsch gelebter Qualitätsmanagementsysteme auf Basis der AZAV.

Im ersten Schritt empfiehlt es sich daher auf jeden Fall die Basis des Managementsystems zu überdenken. Aktuell agieren viele Gesellschaften auf Basis der ISO 9001:2008 bzw. ISO 9001:2015. Die Praxis zeigt allerdings, dass gerade kleinere Unternehmen bei der Umsetzung der ISO 9001 Probleme haben, die mit der umfangreichen Struktur dieser Norm zu tun haben. So fehlt an vielen Stellen einfach auch das inhaltliche Wissen um die Norm, um festzustellen, wie welche Anforderungen tatsächlich umgesetzt werden müssten. Die Validierung von Prozessen, die Verifizierung von Ergebnissen, Lieferantenbewertungen, Korrektur- und Vorbeugemaßnahmen, Managementbewertungen und die Lenkung von Dokumenten und Aufzeichnungen zeigen sich hierbei häufig als „aufgeblähte“ Lösungen, die in keiner Relation zum Unternehmen stehen. Dabei können gerade diese Ansätze sehr nützlich sein, auch für kleine Unternehmen.

Deshalb empfiehlt sich das Arbeiten mit der ISO 29990:2010. Das ist ein Managementsystem für Bildungsanbieter, das ganz klar die Sprache dieser Branche spricht und mit seinen Anforderungen wesentlich näher an den Unternehmen ist. Sie stellt ebenfalls die Basis für eine AZAV Zertifizierung dar und wird von vielen Zertifizierern in Deutschland auch geprüft. Der große Vorteil für die Bildungsunternehmen, die eine AZAV-Zertifizierung anstreben ist, dass die Anforderungen der ISO 29990 für ein Bildungsunternehmen wesentlich praxisnaher umzusetzen sind als die der ISO 9001. Dies wird unter anderem im Bereich der geforderten Dokumentationen deutlich, aber auch bei den Anforderungen, die die ISO 29990 ganz gezielt an Lerndienstleistungen stellt.

In Zahlen ausgedrückt zeigt sich bei unseren Mandanten, dass die Arbeit mit der ISO 29990 den Einführungsaufwand eines AZAV-Systems um etwa 40 % reduziert – den Aufwand für die Überwachungsaudits um etwa 50 % (ein richtiges „Leben“ der Systeme vorausgesetzt). Die Arbeit mit der ISO 29990 als Basis für die AZAV-Zertifizierung ist eine nützliche Alternative für all jene Unternehmen, die das Gefühl haben, dass Qualitätsmanagement nur noch aus Dokumentationen besteht und ihr Unternehmen nicht mehr spürbar voran bringt.

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